Czy pracodawca może odmówić urlopu?

Większość pracowników co roku z niecierpliwością odlicza rozpoczęcie urlopu. Po zakończeniu okresu wypoczynkowego nie mają oni problemu z tym, by zacząć planować już kolejny wyjazd. W ciągu ostatnich lat niestety nastąpiły pewne zmiany. Wszystko przez wprowadzenie stanu epidemii. Należy więc upewnić się, kiedy odmowa urlopu przez pracodawcę jest możliwa oraz jak wykorzystać urlop niewykorzystany z poprzedniego roku.

Co o urlopie mówi kodeks pracy?

Dział siódmy Kodeksu Pracy dokładnie mówi o zasadach dotyczących urlopów pracowniczych. Pracownikowi przysługuje coroczny i nieprzerwany płatny urlop, którego nie może się zrzec. Pracodawca powinien więc skierować w ciągu roku swojego pracownika na taką ilość urlopu, który na dany rok jest mu należny. W ciągu roku zmiana terminu urlopu jest możliwa, lecz nie można zrezygnować z urlopu wypoczynkowego trwającego 14 dni (tzw. długi urlop). Co natomiast w sytuacji, kiedy nie mamy jak wykorzystać przysługującego czasu wolnego? Dni z danego roku przechodzą na kolejny jako zaległy urlop i wtedy trzeba je wykorzystać najpóźniej do września.

Czy pracodawca może odmówić urlopu?

W części firm sposób udzielania pracownikowi urlopu polega na całorocznym rozplanowaniu wszystkich przysługujących dni. Jeśli natomiast nie ma w firmie planów urlopowych, pracodawca udziela urlopu na podstawie wypełnionego wniosku przez pracownika. W takich sytuacjach prawdopodobna jest sytuacja, że szef może odmówić udzielenia urlopu. Ma do tego prawo, zgodnie z Kodeksem Pracy, w którym widnieje informacja o przypadkach szczególnych. Przypadkiem takim są sytuacje, kiedy przez nasz urlop zabrakłoby pracownika na konkretne stanowisko i zaburzyłoby to funkcjonowanie całej firmy. Nie znaczy to jednak, że urlop ten tracimy. Owszem, jak wiemy, szef może odmówić urlopu, ale konieczna w takiej sytuacji jest zmiana terminu naszego czasu wolnego.

Sytuacją wyjątkową również może być odwołanie pracownika w trakcie wolnego.

Czy pracodawca może odmówić urlopu, gdy pracownik już na nim jest?

Sytuacja ta możliwa jest wyłącznie wtedy, kiedy następuje nagłe pogorszenie sytuacji w pracy, a przyczyny pogorszenia sytuacji nie zostały przewidziane przed rozpoczęciem okresu urlopowego przez pracownika. Jeśli nasz urlop wypoczynkowy 2021 został zepsuty, wciąż mamy jedno pocieszenie. W sytuacji takiego „ściągnięcia” pracownika na służbę, pracodawca zobowiązany jest do zwrotu wszelkich poniesionych przez pracownika kosztów. Chodzi tutaj o pełny zwrot zakupionych wycieczek, noclegów czy biletów lotniczych. We wszelkich innych kwestiach, kiedy pracownik uważa, że niezasadnie odmówiono mu urlopu, może dochodzić swoich praw przed sądem pracy.

W dobie pandemii coś się zmieniło?

Urlop wypoczynkowy 2021 nieco różni się od poprzednich urlopów. Po wprowadzeniu przez rząd tarczy antykryzysowej powstały również nowe wytyczne, co do sektorów zobowiązanych do ciągłej pracy. Za tym również idzie możliwość odmówienia udzielenia pracownikowi urlopu i to bez podania przyczyny. Do takiej grupy „infrastruktury krytycznej” należą pracownicy branży energetycznej, telekomunikacyjnej oraz paliwowej.

Zaległy urlop w dobie epidemii

Mówiliśmy o tym, czy pracodawca może odmówić urlopu. A czy może on przymusowo wysłać nas na wypoczynek? Okazuje się, że zgoda pracownika na pójście na wolne nie jest konieczna w sytuacji, gdy posiadamy zaległe, niewykorzystane dni wolne. Wykorzystanie przez pracowników zaległego urlopu możliwe jest w terminie, który pracodawca uzna za najkorzystniejszy dla funkcjonowania jego firmy. Jest to jedyny taki przykład wymuszenia na pracowniku dni wolnych. W kwestii urlopu na żądanie bądź urlopu bezpłatnego wciąż muszą być wzięte za zgodą pracownika. Żaden z przepisów stworzonych w czasie pandemii nie przewidywał przymusowego wysłania pracownika na wyżej wspomniane. Jeśli więc nie posiadamy już urlopu, a pracodawca chce nas wysłać na wolne, nie ma takiej możliwości.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Zanim przejdziemy do kwestii odmowy, wyjaśnijmy sobie, czym jest urlop na żądanie. Jest to część urlopu wypoczynkowego, dokładnie 4 dni zabrane z przysługujących nam 21-26 dni w całym roku. Nie jest ona objęta planem urlopowym i możemy wziąć ją w każdym momencie, byle przed rozpoczęciem pracy. W Kodeksie Pracy również widnieje informacja o tym, że jest możliwość wykorzystania wszystkich urlopów na żądanie na raz — czterodniowym ciągiem. Nie mamy wtedy również obowiązku uzasadniać przyczyny wzięcia dnia wolnego/dni wolnych. Sąd Najwyższy w wyroku z 2006 roku uzasadnił ten przepis jako umożliwienie załatwienia nagłych (bądź niekoniecznie) spraw osobistych przez pracownika w dogodnym dla niego terminie.

Jak dobrze wiemy, pracownikowi przysługuje wykorzystanie 4 dni w ciągu roku jako urlopu na żądanie. Wykorzystanie takiego dnia wolnego możliwe jest w momencie, gdy pracownik zgłosi wolne przed rozpoczęciem swojej pracy. W niektórych firmach niestety regulamin zobowiązuje do zgłoszenia się do konkretnej godziny (np. na 2 godziny przed rozpoczęciem swojej pracy). Mimo wszystko takie sytuacje wciąż reguluje Kodeks Pracy. Należy natomiast pamiętać, że tutaj pracodawca również może odmówić nam takiego urlopu. Argument tutaj może być taki sam, jak wspomniany przez nas powyżej — w sytuacji, gdy nasza nieobecność spowoduje brak ciągłości pracy całej firmy. Sytuacja taka może mieć miejsce nawet w momencie, gdy firma odmówiła udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego, więc ten chciał skorzystać z alternatywy, jaką jest urlop na żądanie. Jest to sytuacja wyjątkowa i nie powinna przez pracodawcę być nadużywana.

Co w sytuacji, gdy nie możemy zgłosić urlopu na żądanie przed rozpoczęciem pracy?

Takie sytuacje mogą zdarzyć się każdemu — problemy z zasięgiem czy urządzeniem do komunikacji. W takich sytuacjach mimo wszystko możliwe jest zorganizowanie danego dnia, jako urlopu na żądanie i okoliczności te nie będą niekorzyścią dla pracownika. Część pracodawców posiada również w swoich regulaminach dużo korzystniejsze warunki, jakich niż wymusza na nich Kodeks Pracy. Zdarzają się firmy, które wymagają od pracownika wniosku urlopowego na żądanie najpóźniej dzień po faktycznym dniu wolnym od pracy. Warto więc dokładnie przeanalizować wymagania firmy przed podjęciem się zgłoszenia urlopu na żądanie, gdyż brak zgłoszenia takiego dnia wolnego może skutkować nieobecnością nieusprawiedliwioną. Według Kodeksu Pracy taka nieobecność jest łamaniem podstawowych obowiązków pracowniczych i może skutkować to nieprzyjemnymi konsekwencjami.

Co jeśli nie otrzymamy urlopu w potrzebnym dla nas terminie?

Wiemy o tym, że odmowa urlopu może być dla nas bardzo przykrym doświadczeniem. Wszelkie nasze plany legły w gruzach, a przez takie sytuacje zbiera się pracownikom zaległy urlop. Nie możemy również z góry winić w takich sytuacjach naszego pracodawcy. Jak wiemy z powyższych informacji, często jest to po prostu kwestia dbania o dobro firmy, do czego my również jesteśmy zobowiązani jako pracownicy. Nie próbujmy więc działać pracodawcy na złość i szkodzić, np. logując się do pracy i nie realizując żadnego z przydzielonych nam obowiązków. Możemy wtedy spodziewać się uznania dnia, jako nieobecności w pracy, bądź zmarnowania na tym dnia urlopu, który i tak spędziliśmy w domu.

Koniecznie muszę zmienić termin urlopu. Czy to możliwe?

Zaplanowany urlop możliwy jest do przesunięcia. Obowiązkowe przesunięcia terminu możliwe są w sytuacji, kiedy się rozchorowaliśmy i przebywamy na zwolnieniu lekarskim. Również przesunięcie takiego urlopu możliwe jest w sytuacji, gdy zostaliśmy oddelegowani na ćwiczenia wojskowe, które mogą trwać nawet do 3 miesięcy.

Co jeśli jednak są inne przyczyny przesunięcia terminu? Jeśli urlop był planowany, musimy być świadomi tego, że przesunięcie możliwe jest tylko części tego, co zostało zaplanowane na cały rok. Musimy również uargumentować naszą konieczność zmiany terminu. Dotyczyć to może np. wyjazdu grupowego na urlop, kiedy terminy nam kolidują, zmiana terminu wydarzeń, w których zobowiązani jesteśmy wziąć udział (jak komunika dziecka) czy odwołanie wczasów przez biuro turystyczne.

Jak działa urlop bezpłatny?

Wspominaliśmy już o urlopie wypoczynkowym i urlopie na żądanie. Istnieje jeszcze również urlop bezpłatny. Jak on działa? Jak sama nazwa wskazuje, jest to okres wolny od pracy, lecz nie przysługuje nam za ten termin wynagrodzenie. Zgodnie z Kodeksem Pracy urlop bezpłatny możemy otrzymać po złożeniu stosownego wniosku, lecz pracodawca ma prawo nam wniosku tego nie przyjąć. Różnica między bezpłatnym a płatnym okresem urlopowym jest taka, że nie posiadamy limitu bezpłatnych dni w ciągu roku. Jeśli już pracodawca zdecyduje się nam dać takowy urlop, może on trwać nawet do 3 miesięcy i wtedy pracodawca nie ma prawa żądać od nas powrotu do pracy. Zalecamy jednak ostrożne wykorzystywanie urlopu bezpłatnego, gdyż nie wlicza się on do stażu pracy.

Jak zachować się w sytuacji, gdy w trakcie urlopu dzwonią do nas z pracy?

Zdarzają się sytuacje, kiedy w naszych firmach jest gorąco i obawiamy się o swój urlop. Mimo wszystko udaje nam się na niego pójść i nie jesteśmy ściągani do pracy. Jednak nasz pracodawca, bądź inne działy w naszej firmie próbują kontaktować się z nami telefonicznie. Co wtedy?

Jest to dość proste — nie odbieramy. W trakcie naszego urlopu, który jest w systemach zarejestrowany i potwierdzony przez pracodawcę, nie mamy obowiązku odbierania telefonu. Jeśli mimo wszystko pracodawca nie daje nam spokoju, należy uczulić go na to, że takie nękanie podchodzi już pod mobbing. Z drugiej strony, jeśli pracodawca poprosi nas o realizację jakiegoś zadania w dogodnym dla nas terminie w trakcie urlopu i czujemy, że możemy to zrealizować z myślą o wsparciu firmy.

Musimy tutaj również uczulić się nawzajem, żeby pod żadnym pozorem nie logować się do systemów służbowych, szczególnie jeśli wykonujemy zdalną pracę. Wykonywanie czynności służbowych w momencie trwania urlopu wypoczynkowego jest naruszeniem podstawowych obowiązków pracownika. Możemy z tego tytułu otrzymać nieprzyjemne konsekwencje w postaci upomnienia lub nagany. W najgorszym wypadku, kiedy taka sytuacja będzie się powtarzać, pracodawca może zerwać z nami współpracę.

Podsumowanie urlopowe

Skoro już wiemy, w jakich sytuacjach możemy wziąć urlop oraz kiedy ewentualnie możemy się z nim pożegnać, czas działać. W dobie pandemii planowanie urlopów na cały rok bywa kłopotliwe, lecz dobrze przygotować się na ewentualne wyjazdy, bądź odpoczynek w domu. Każdy z nas zasługuje na trochę przerwy od pracy, nawet jeśli sprawia ona nam ogrom radości. Dlatego też zacznijcie zastanawiać się nad tym, na co chcecie przeznaczyć swoje 20+ dni wolnego w kolejnym roku i pamiętajcie o tym, by nie odkładać urlopu na później. Tym bardziej nie odkładać go na ostatnią chwilę, gdyż możecie się rozczarować odmową jego przyznania. Trzymamy natomiast kciuki za to, że wszystkie Wasze plany będą do zrealizowania i nic nie przeszkodzi Wam w miłym spędzeniu wolnego czasu. Tak więc życzymy jak najlepiej spędzonych chwil. Dbajcie o siebie, gdyż w obecnych czasach zdrowie jest najważniejsze.